1.1 Секретариат является самостоятельным подразделением, подчиненным непосредственно директору организации.
1.2 Секретариат возглавляет заведующий секретариатом, назначенный на должность и освобождаемый от должности директором организации.
1.3 На должность зав. секретариатом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы в службах документационного обеспечения управления не менее одного года.
1.4 В штатный состав секретариата входят: секретарьреферент, два секретаря, делопроизводитель, курьер.
1.5 Секретариат в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, нормативнометодическими материалами в области работы с документами, приказами и распоряжениями директора организации, настоящим Положением.
2.1 Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
2.2 Обеспечение единого порядка документирования деятельности организации.
2.3 Совершенствование документооборота организации, форм и методов работы с документами.
2.4 Разработка и внедрение нормативных и методических документов по ведению делопроизводства в организации.
2.5 Осуществление бездокументного обслуживания деятельности организации.
2.6...
…
3. Функции
3.1 Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
3.2 Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетносправочной работы по документам.
3.3 Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.4 Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.5 Организация копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
3.6 Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
3.7 Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
3.8 Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
3.9 Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.10 Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.
3.11 Организация работы ведомственного архива.
3.12 Повышение квалификации сотрудников секретариата.
3.13 Организация рабочих мест сотрудников секретариата, совершенствование условий их труда.
3.14...
…
4. Права и обязанности
4.1. Секретариат имеет право:
4.1.1 Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации
4.1. 2 Запрашивать от структурных подразделений и организации сведения, необходимые для работы секретариата.
4.1.3 Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
4.1.4 Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.
4.1.5 Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.1.6 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.7 Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.1.8. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов о состоянии работы с документами, и совершенствовании форм и методов работы с ними.
4.1.9. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников секретариата, их поощрении наложении взысканий.
4.1.10....
…
4.2. Секретариат обязан:
4.2.1. Своевременно обеспечивать руководство организации информацией, необходимой для принятия управленческих решений.
4.2.2 Вносить изменения в локальные нормативные акты по вопросам документационного обеспечения управления при изменении общегогосударственных нормативных актов.
4.2.3 Совершенствовать работу с документами на основе применения современных автоматизированных информационных технологий.
4.2.4...
…
5. Ответственность
Секретариат несет ответственность за:
5.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами в организации.
5.2 Невыполнение указаний и поручений руководства организации и несоблюдение необходимых условий труда работников секретариата.
5.3 Неиспользование предоставленных прав.
5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.
5.5...
…
6. Взаимоотношения. Связи
Секретариат взаимодействует:
6.1 Со структурными подразделениями организации по вопросам документационного обеспечения управления.
6.2 С юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
6.3 Со службой кадров, по вопросам подбора и расстановки кадров секретариата и повышения их квалификации.
6.4 Со службой хозяйственного обслуживания по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников секретариата.
6.5 С коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.
6.6...
…
7. Организация работы
7.1 Сотрудники секретариата работают в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
7.2 Сотрудники секретариата имеют ненормированный рабочий день.
7.3 Реорганизация секретариата, изменение его штатного состава и штатной численности осуществляется на основании приказов директора организации.
7.4...
…
секретаряреферента
1. Оьщие положение
1.1 Секретарьреферент является специалистом канцелярии и подчиняется непосредственно начальнику канцелярии.
1.2 Секретарьреферент назначается на должность и освобождается от должности директором организации.
1.3 При отсутствии секретаряреферента его функции выполняет другой сотрудник канцелярии в соответствии с приказом директора организации.
1.4 Секретарьреферент в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством Российской Федерации, нормативнометодическими материалами соответствующих министерств и ведомств в области работы с документами, учредительными документами организации, приказами и распоряжениями директора организации, Положением о канцелярии и настоящей должностной инструкцией.
1.5 На должность секретаряреферента назначается лицо с высшим специальным образованием без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года в области документационного обеспечения управления.
1.6....
2. Функции
2.1 Регистрация получаемых, отправляемых и внутренних организационнораспорядительных документов.
2.2 Контроль исполнения получаемых и внутренних документов.
2.3 Анализ состояния исполнительской дисциплины и разработка мер по ее улучшению.
2.4 Учет объема документооборота организации.
2.5 Оформлением отправление исходящих документов.
2.6 Формирование в дела исполнительных документов.
2.7 Составление внутренних описей документов, входящих в дела с длительными и постоянными сроками хранения.
2.8...
…
3. Должностные обязанности
3.1 Ведение регистрации организационнораспорядительных документов с использованием установленных регистрационных форм.
3.2 Передача зарегистрированных документов исполнителям под расписку.
3.3 Проверка правильности оформления внутренних и отправляемых документов до передачи их на подпись.
3.4 Организация поисковосправочной работы по зарегистрированным документам.
3.5 Совершенствование системы регистрации и поиска документов на основе применения современных информационных технологий.
3.6 Ведение контрольной картотеки.
3.7 Работа с исполнителями в ходе ведения предупредительного контроля исполнения документов.
3.8 Составление ежемесячных сводок об итогах работы исполнителей с контрольными документами.
3.9 Разработка предложений по повышению уровня исполнительской дисциплины.
3.10 Совершенствование системы контроля исполнения документов.
3.11 Обеспечение своевременного и правильного формирования документов в дела.
3.12 Оформление дел постоянного и длительного сроков хранения.
• ...
...
4. Права
4.1 Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах организации.
4.2 Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.
4.3 Возвращать сотрудникам документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения или оформления.
4.4 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы.
4.5 Требовать от руководства организации создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов.
4.6 ...
…
5. Отвественность
Секретарьреферент несет ответственность за:
5.1 Некачественное выполнение работ по оформлению и тиражированию документов.
5.2 Невыполнение указаний и поручений руководства организации.
5.3 Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.
5.5....
…
6. Взаимоотношения, связи
Секретарьреферент взаимодействует со всеми сотрудниками организации по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности.
Приложение № 9
Пример выписки из приказа по основной деятельности
ООО «СТРОИТЕЛЬ»
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
08.01.2001 №2
Москва
О введении Инструкции
по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами в ООО «Строитель» и обеспечения их сохранности
ПРИКАЗЫВАЮ:
3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам с 01.02.2001 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные начальники структурных подразделений.
Директор СТ. Борисов
Приложение № 10
Пример распоряжения по основной деятельности
ЗАО "ЭТАЛОН"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
12.02.2001 №5
Москва
О проведении ремонтных работ
В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 3
ОБЯЗЫВАЮ:
Провести ремонтные работы в цехе № 3. Ответственный начальник ремонтнотехнической службы Макаров Д.И., срок 15.02.2001.
Контроль за проведением ремонтных работ возложить на начальника цеха № 3 Антонова Ю.В.
Приложение № 11 Пример указания
ЗАО "ЭТАЛОН"
УКАЗАНИЕ
01.12.2001 №28
Москва
О графике отпусков на 2002 г.
Для составления графика отпусков на 2002 г. ПРЕДЛАГАЮ:
Руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2002г. Срок представления списков 10.12.2001.
Отделу кадров составить сводный график отпусков на 2002г. и представить его на утверждение в дирекцию. Ответственный начальник отдела кадров Панкратова О.Ю. Срок представления графика 20.12.2001.
Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов О.Ю.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
О переходе на новую систему оплаты труда. Сообщение гл. бухгалтера Матвеевой О.Б.
О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам. директора Голубева И.П.
1. СЛУШАЛИ:
Матвеева О.Б. — Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Назарова И.И., начальник отдела кадров Одобрила переход на новую систему оплаты труда, отметила ее положительные стороны для совершенствования процессов подбора кадров и управления персоналом.
Богданов Н.В., ведущий экономист Положительно оценил новую систему оплаты труда и высказал ряд пожеланий по ее совершенствованию в дальнейшем.
Дегтярев В.А., менеджер по продажам Предложил доработать отдельные положения рассматриваемой системы оплаты труда и повторно обсудить этот вопрос в начале апреля 2001г. (альтернативный проект системы оплаты труда прилагается).
ПОСТАНОВИЛИ:
Перейти на новую систему оплаты труда с 01.06.2001. Ответственные гл. бухгалтер Матвеева О.Б., начальник отдела кадров Назарова ИИ. Срок внедрения новой системы оплаты труда май 2001г. Голосование: за 36, против 1, воздержались 2.
2. СЛУШАЛИ:
Голубев И.П. — Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Покровский A.M., генеральный директор Поддержал высказанные в сообщении Голубева И.П. идеи о развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей, дал высокую оценку деятельности Ассоциации по развитию предпринимательской деятельности.
Малинина Е.Н., специалист по связям с общественностью Привела статистические данные проведенного анкетного опроса сотрудников ЗАО «Прогресс» по проблеме социальной ответственности в бизнесе, предложила ряд новых направлений развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей.
Ефимов О.Ю., председатель Ассоциации предпринимателей Поблагодарил коллектив специалистов ЗАО «Прогресс» за активное участие в работе Ассоциации предпринимателей, рассказал о планах работы Ассоциации на 2001г., одобрил направления развития сотрудничества Ассоциации с ЗАО «Прогресс», предложенные выступавшими сотрудниками ЗАО.
ПОСТАНОВИЛИ:
Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 20012002 гг. Ответственный зам. директора Голубев И.П. Срок 15.04.2001.
О подготовке к переговорам с представителями немецкой фирмы «Крафт». Сообщение зам. директора Чернова Ю.И.
ПОСТАНОВИЛИ:
Подготовить предложения для обсуждения на переговорах. Ответственный начальник производственного отдела Шишкин С.Д. Срок 25.11.2000.
Приложение № 18
Форма выписки из протокола
Наименование организации
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
00.00.0000 № 00
Москва
производственного
совещания
Председатель — Фамилия И.О.
Секретарь — Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы
Приглашенные : должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ:
3. О ………………………………. Сообщение ………………………………………………
СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. — Текст выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
3.1. Установить ……………..
3.2 ……………………………
Председатель Расшифровка подписи
Секретарь Расшифровка подписи
Верно
Должность Личная подпись Расшифровка подписи
00.00.0000
Приложение № 19
Пример выписки из протокола
ЗАО «ПРОГРЕСС»
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
25.03.2001 № 1
г. Елец Липецкой обл.
общего собраний
трудового коллектива
Председатель — Покровский А.М.
Секретарь — Зверева З.А
Присутствовали: 37 чел. (список прилагается)
Приглашенные; председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов О.Ю.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
2. О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам. директора Голубева И.П.
2. СЛУШАЛИ:
Голубев И.П. — Текст сообщения прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 20012002 гг. Ответственный зам. директора Голубев И.П. Срок 15.04.2001.
Приложение: наименование документа на ____ л. в _____ экз.
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии Личные подписи Расшифровки подписи
С актом ознакомлены:
Должности Личные подписи Расшифровки подписей
Даты
В дело № 0000
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 21
Пример акта
ЗАО «МЕДПРИБОР» УТВЕРЖДАЮ
АКТ Директор ЗАО «Медприбор»
08.04.2001 № 1 Петров А.Н. Петров
Москва 05.04.2001
проверки работы
с документами
в отделе маркетинга
Основание: приказ директора от 01.04.2001 № 23 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ЗАО «Медприбор».
Составлен комиссией:
Председатель: зав. канцелярией О.П. Иванова
Члены комиссии: 1. Зав. производственным отделом К.А. Тихонов.
Зам. гл. бухгалтера В.Е. Павлова.
Менеджер по кадрам П.Е. Александров
Секретарьреферент канцелярии Г.И.Пахомова
Присутствовали: секретарь отдела маркетинга СИ. Родионова
08.04.2001 комиссия проверила состояние работы с документами в отделе маркетинга.
В результате проведенной проверки установлено:
В отделе маркетинга несвоевременно формируются в дела исполненные документы.
Заголовки дел не всегда соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел.
Отсутствуют два дела с перепиской за 1999г.
Не проведена предархивная обработка документов 1998г., подлежащих длительному хранению.
Таким образом, в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления.
Составлен в 4х экземплярах:
1й экз. — в дело 0109;
2й экз. — зам. директора по административнохозяйственным вопросам;
Приложение: объяснительная записка секретаря отдела маркетинга
СИ. Родионовой на 1 л. в 1 экз.
Приложение № 22
Пример исходящего письма
Уважаемый Юрий Викторович!
Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в N85 «Экономической газеты» от 15,01.2001, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра,
Просим включить на i у организацию в число участников выставки. Приложение: на 3л, в 2 экз.
ПРОШУ СООБЩИТЬ ДАННЫЕ О СОСТОЯНИИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ зпт ЕЕ ОСТАТКАХ зпт ОБЪЕМАХ ОТГРУЖЕННОЙ зпт А ТАКЖЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ ОТГРУЗКЕ ПРОДУКЦИИ зпт НЕОПЛАЧЕННЫХ СЧЕТАХ тчк
18/0712
Петров
Приложение № 25
Пример международной телеграммы
МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА
МАКСИМОВ ТОРГОВЫЙ ПРЕДСТАВИТЕЛЬ
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО ЗАО КОНТАКТ В БОЛГАРИИ
УЛ КРАСОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ
ПРЕДСТАВИТЕЛИ ЗАО КОНТАКТ АНИСИМОВ зпт КОНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 2001 ГОДА СОФИЮ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ ДИРЕКТОР
Предлагаю применить штрафные санкции к московскому филиалу АОЗТ «Спецоснастка», задерживающему в течение двух месяцев оплату поставленной продукции, несмотря на неоднократные письменные напоминания.
ПРОШУ СООБЩИТЬ ДАННЫЕ О СОСТОЯНИИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ зпт ЕЕ ОСТАТКАХ зпт ОБЪЕМАХ ОТГРУЖЕННОЙ зпт А ТАКЖЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ ОТГРУЗКЕ ПРОДУКЦИИ зпт НЕОПЛАЧЕННЫХ СЧЕТАХ тчк
18/0712
Петров
Приложение № 25
Пример международной телеграммы
МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА
МАКСИМОВ ТОРГОВЫЙ ПРЕДСТАВИТЕЛЬ
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО ЗАО КОНТАКТ В БОЛГАРИИ
УЛ КРАСОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ
ПРЕДСТАВИТЕЛИ ЗАО КОНТАКТ АНИСИМОВ зпт КОНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 2001 ГОДА СОФИЮ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ ДИРЕКТОР
Предлагаю применить штрафные санкции к московскому филиалу АОЗТ «Спецоснастка», задерживающему в течение двух месяцев оплату поставленной продукции, несмотря на неоднократные письменные напоминания.
Поиск по произведению
наверх страницы