В библиотеке

Книги2 383
Статьи2 537
Новые поступления0
Весь каталог4 920

Рекомендуем прочитать

Хомяков А.Церковь одна
Одни считали Хомякова А.С. глубоко образованным человеком в различных областях знания, другие – дилетантом. Но как бы о нем ни судили, надо признать, что А.С. Хомяков был обладателем многих дарований. Одним из этих дарований был дар глубокого понимания церкви. Систематическое изложение учения о Церкви А.С. Хомякова находится лишь в одном из его трудов: "Церковь одна". Это сочинение кратко по объему, просто, понятно и содержит в себе все существенное, что сказал А.С. Хомяков по вопросу догмата о Церкви.

Полезный совет

Расскажите о нашей библиотеке своим друзьям и знакомым, и Вы сделаете хорошее дело.

Алфавитный каталог
по названию произведения
по фамилии автора
 

АвторАндреева В.И.
НазваниеДелопроизводство
Год издания2004
РазделКниги
Рейтинг3.52 из 10.00
Zip архивскачать (5 293 Кб)
  Поиск по произведению

Предисловие к восьмому изданию 

Практическое пособие подготовлено на основе действующих общегосударственных нормативнометодических материалов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности.

При работе над пособием был проанализирован опыт документационного обеспечения управленческой деятельности со­временных государственных и негосударственных организаций.

При подготовке пособия учитывалась практика арбитражных судов при рассмотрении хозяйственных споров и народных судов при рассмотрении трудовых конфликтов.

В пособии отражен положительный опыт организации работы с документами, описанный в специальной литературе.

Практическое пособие рассчитано в первую очередь на руководителей и сотрудников предприятий, ответственных за организацию документационного обеспечения управленческой деятельности: секретарейреферентов, работников канцелярий, управлений делами, общих и организационных отделов, ведомственных архивов. Материалы пособия представляют интерес для работников кадровых служб, юрисконсультов, бухгалтеров, аудиторов, менеджеров, налоговых инспекторов и других специалистов предприятий, работающих с документацией.

Справочное пособие «Делопроизводство» представляет собой исправленное и дополненное издание, впервые опубликованное в 1994г. и переиздававшееся в 19952000 гг.

После первых изданий материалов пособия автором были получены и обобщены многочисленные отклики специалистов в области документационного обеспечения управления, практических работников коммерческих структур, а также преподавателей делопроизводства различных учебных центров и курсов. Ряд ценных советов был получен автором от работников служб документационного обеспечения коммерческих банков.

Анализ предложений и замечаний помог автору устранить недостатки первых изданий, дополнить их новой информацией, расширить рамки некоторых разделов, уточнить отдельные понятия и определения.

В целом практическая апробация материалов пособия дала возможность автору существенно улучшить содержание книги и приблизить ее тематику к реальным условиям ведения делопроизводства в современных организациях.

В 8м издании исправлены допущенные ранее неточности и ошибки. Пособие приведено в соответствие действующим нормативнометодическим материалам в области документационного обеспечения управления, принятым после выхода в свет предыдущего седьмого издания. Текст пособия дополнен новыми примерами составления и оформления служебных документов в соответствии с замечаниями и пожеланиями читателей.

Если Вы профессионально интересуетесь вопросами делопроизводства, то рекомендуем Вам подписаться на журналы: «Секретарское дело» профессиональный журнал для многочисленных категорий специалистов, используемый в качестве пособия преподавателями, обучающими секретарейреферентов; «Управление персоналом» одно из ведущих изданий практической направленности в области управления человеческими ресурсами, подбора персонала и психологических отношений в бизнесе; «Делопроизводство» журнал с проблемнотеоретическими статьями по делопроизводству.

Введение

Предлагаемое справочное пособие содержит необходимую предпринимателю информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативнометодических материалов. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий — в актах; производственнохозяйственная деятельность — в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Руководители негосударственных и общественных структур не всегда учитывают требования Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. №24ФЗ, согласно которому документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стан­дартизацию документов и их массивов (ст. 5).

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1], служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации в народном суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Документы организаций, отражающие производственнохозяйственную деятельность, представляют определенную научноисторическую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных и муниципальных архивах.

Руководители негосударственных и общественных структур, являющихся собственниками документов негосударственной части Архивного фонда России, далеко не всегда учитывают установленные государством правила ведения делопроизводства и порядок сдачи документов на государственное хранение. Однако в Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах [2], а также в Положении об Архивном фонде Российской Федерации в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная [3]. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций, физических лиц [4].

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Федеральной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов [5].

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях организаций и предприятий. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов необходимо информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов. В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения архивной службы [6].

Руководители организаций несут персональную ответственность за документы, образующиеся в организации, и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственнохозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации [7]:

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

  • Документация по созданию организации, предприятия.
  • Документация по реорганизации организации, предприятия.
  • Документация по ликвидации организации, предприятия.
  • Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий.
  • Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.
  • Документация по организационнонормативному регулированию деятельности организации, предприятия.
  • Документация по оперативноинформационному регулированию деятельности организации, предприятия.
  • Документация по приему на работу.
  • Документация по переводу на другую работу.
  • Документация по увольнению с работы.
  • Документация по оформлению отпусков.
  • Документация по оформлению поощрений.
  • Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

  • Платежная документация по безналичным расчетам через банки.
  • Документация по кредитным операциям банков.
  • Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социальнотрудовых ресурсов.
  • Документация по операциям банков, связанная с международными расчетами.
  • Выходная документация банков.
  • Документация по депозитарным операциям банков.
  • Платежная документация по безналичным расчетам через банки внутрибанковские формы документов.
  • Документация по эмиссионнокассовым и бюджетным опе­рациям банков внутрибанковские формы документов.
  • Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социальнотрудовых льгот (на потребле­ние) — внутрибанковские формы документов.
  • Выходная документация банков — внутрибанковские формы документов.
  • Документация по денежному обращению — внутрибанковские формы документов.
  • Документация по кредитным операциям банков — внутрибанковские формы документов.
  • Бухгалтерская документация — внутрибанковские формы документов.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

  • Финансовая документация.
  • Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.
  • Учетная бухгалтерская документация.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОТЧЕТНОСТАТИСТИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

  • Документация по статистике национальных счетов и экономических балансов.
  • Документация по статистике научнотехнического потенциала и инновационного прогресса.
  • Документация по статистике труда.
  • Документация по статистике материальных ресурсов.
  • Документация по статистике финансов.
  • Документация по социальной статистике.
  • Документация по статистике промышленности.
  • Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции.
  • Документация по статистике капитального строительства.
  • Документация по статистике внешнеэкономических связей.
  • Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры.
  • Документация по статистике транспорта и связи.
  • Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ

  • Отчетная бухгалтерская документация.
  • Регистры бухгалтерского учета.
  • Первичная учетная документация.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ

  • Документация по состоянию рынка труда.
  • Документация по трудовым отношениям.
  • Документация по повышению квалификации работников органов по труду.
  • Документация по охране труда.
  • Документация по минимальным потребительским бюджетам.
  • Документация по обращениям в органы по труду.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

  • Документация по учету и распределению средств.
  • Документация по плановоэкономической деятельности.
  • Документация по контрольнопроверочной деятельности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

  • Оперативнокоммерческая документация.
  • Товаросопроводительная документация.
  • Расчетная внешнеторговая документация.
  • Документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара.
  • Транспортная внешнеторговая документация.
  • Экспедиторская внешнеторговая документация.

Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационнораспорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.

Организационнораспорядительная документация (ОРД) фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационноправовой формы и вида деятельности. Именно с ОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления.

В настоящем пособии рассматривается организационнораспорядительная документация, включающая следующие группы документов:

организационные документы:

  • положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работника;

распорядительные документы:

  • приказ, распоряжение, указание;

информационносправочные документы:

  • протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

В пособии описываются состав и правила оформления реквизитов ОРД, приводятся формуляры основных ОРД [8] и примеры их составления, рассматривается технология ведения делопроизводства в организации.

1. Нормативнометодические материалы, регламентирующие работу с документами

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалистыпрактики должны руководствоваться действующими нормативнометодическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Основные требования к оформлению организационнораспорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.3097 [9], утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31.07.97.

Стандарт распространяется на организационнораспорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационнораспорядительной документации (УСОРД) — поста­новления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

  • федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
  • предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационноправовой формы.

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации [10].

С 1 апреля 2000 г. введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.3097, принятое Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9ст.

Порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.3097 разъясняется и конкретизируется в Методических рекомендациях [11]ВНИИдокументоведения и архивного дела. Методические реко­мендации «предназначены для внедрения в организациях:

  • единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
  • новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
  • делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
  • правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
  • правил проектирования бланков документов;
  • правил учета, использования и хранения бланков и печатей;
  • правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи» [12].

Ценным практическим пособием при составлении служебных документов являются Методические рекомендации по унификации текстов документов [13], использование которых поможет практикам успешно решать следующие задачи:

  • «упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
  • унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;
  • сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;•  использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
  • ускорить процессы принятия управленческих решений» [14].

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) [15], одобренной коллегией Главархива СССР 27.04.88 (приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33). ГСДОУ, являясь, по сути, общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит «нормативнометодической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работы службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств» [16].

Составной частью ГСДОУ является альбом образцов форм и примеров основных организационнораспорядительных документов [17]. «Альбом схемплакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности...» [18].

Унифицированные формы некоторых ОРД были разработаны в начале 1980х годов, перерабатывались в 1993 году и в настоящее время входят в состав альбома унифицированных форм организационнораспорядительной документации (УСОРД), содержащего также инструктивные и методические материалы по применению этих форм [19]. Рекомендации УСОРД необходимо учитывать при составлении и оформлении ОРД.

Вопросы организации работы с документами, т. е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и др., описаны в Основных положениях ГСДОУ [20]. Технологические решения по основным задачам делопроизводства, содержащиеся в ГСДОУ, могут быть использованы и в традиционных (ручных) и в автоматизированных (с использованием ПЭВМ) системах обработки информации.

В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ [21], устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов [22]. Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листазаверителя дела и др. [23]

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 1791472 [24].

Нормативносправочным пособием при определении сроков хранения документов организации является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения [25].

Негосударственным коммерческим и некоммерческим организациям (в том числе общественным объединениям и организациям) полезно воспользоваться специальным Методическим пособием [26] Московского городского объединения архивов (Мосгорархив), в котором изложены основные требования к процессу систематизации документов в делопроизводстве, подготовке дел к передаче на архивное хранение и обеспечению сохранности и использования документов в архиве. Особый интерес данное пособие представляет для организаций с относительно небольшим и средним объемом документооборота, в которых отсутствуют ведомственные архивы как самостоятельные структурные подразделения и в штате которых нет специалистов соответствующего профиля. В пособии определены права и обязанности должностного лица, назначенного ответственным за хранение и использование документов, отложившихся в деятельности организации.

Законодательные акты и нормативнометодические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационноправовых форм.

2. Основные требования к оформлению организационно распорядительной документации

2.1 Понятие и состав реквизитов ОРА

При оформлении организационнораспорядительных документов (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационнораспорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30—97 устанавливает следующий состав реквизитов ОРД [27]:

  • 01 — Государственный герб Российской Федерации;
  • 02 — герб субъекта Российской Федерации;
  • 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • 04 — код организации;
  • 05 — код формы документа;
  • 06 — наименование организации;
  • 07 — справочные данные об организации;
  • 08 — наименование вида документа;
  • 09 — дата документа;
  • 10 — регистрационный номер документа;
  • 11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • место составления или издания документа;
  • гриф ограничения доступа к документу;
  • адресат;
  • гриф утверждения документа;
  • резолюция;
  • заголовок к тексту;
  • отметка о контроле;
  • текст документа;
  • отметка о наличии приложения;
  • подпись;
  • гриф согласования документа;
  • визы согласования документа;
  • печать;
  • отметка о заверении копии;
  • отметка об исполнителе;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • отметка о поступлении документа в организацию;
  • идентификатор электронной копии документа [28].

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации).

Однако многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например: дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первич­ные данные о самом документе (реквизиты 01—16).

Содержательная часть — главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17—20).

Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25—29).

Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа — придание документу юридической силы.

Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.3097 надписей на организационнораспорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей (см. схемы 1 и 2). 

Схема 1. Угловое расположение реквизитов ОРД [29]

Схема 2. Продольное расположение реквизитов ОРД [30]

Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление), хотя ГОСТ Р 6.3097 допускает печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Двустороннее оформление документов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.

2.2 Реквизиты заголовочной части документа

Реквизит «Герб» [31]

Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Положением о Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например:

На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.

Реквизит «Эмблема»

Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, т.е. зарегистрированного в установленном порядке в Государственном патентном ведомстве РФ товарного знака (знака обслуживания) организации [32].

Товарный знак и знак обслуживания — это обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации. Право на товарный знак охраняется законом.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство.

Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.

Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например:

Допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне реквизита «Наименование организации», например:

При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится.

Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа»

Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения пере­дачи документированной информации но каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных [33].

Код организации проставляется но Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документации (класс 0200000) [34].

Реквизит «Наименование организации»

Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже, сокращенное (в скобках или без них), например:

При наличии наименования организации на иностранном языке разрабатывается двуязычный бланк, например:

Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций субъектов Российской Федерации.

При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования предприятия, например:

Реквизит «Справочные данные об организации»

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетноденежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997г. № 1239.

В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных букв, цифр или какихлибо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

  • наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
  • название улицы, номер дома, номер квартиры;
  • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  • название области, края, автономного округа (области), республики;
  • страна (для международных почтовых отправлений);
  • почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя, например:

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281

Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты, например:

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281

Тел. 1831501, факс 1831836.

E mail : cooper @ sityline . ru

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетноденежных операций, например на гарантийных письмах:

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281 Тел. 1831501, факс 1831836

E mail : cooper @ sitytine . ru

р/с 40705360438080100248 в Нагорном ОСБ 8171/0602

в МБ АК СБ РФ г. Москва БИК 048528342

кор/сч 30109510600000000342

Реквизит «Наименование вида документа»

Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

Наименования всех видов используемых документов целесообразно перечислить в Табеле форм документов, применяемых в организации, сгруппировав их по управленческим функциям. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса документирования управленческой деятельности и позволяет исключить применение в организации видов документов, не соответствующих ее организационноправовой форме или направлениям деятельности. Примерная форма Табеля приведена в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации [35]:

№ п/п

Наименование

формы

документа

Дата утверждения,

наименование

органа,

утвердившего

форму документа

Периодичность

издания

Подразделение,

ответственное

за подготовку

Примечание

1

2

3

4

5

6

 Реквизит «Дата документа»

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами [36], например:

28.08.2001 или 2001.08.28

Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т.е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется 0, например:

01.09.2001

После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение, т.к. в конце предложения всегда ставится точка.

Допускается словесноцифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например:

15 марта 2001 г. 28 декабря 2001 года

При словесноцифровом способе изображения дат не обязательно добавление 0 для чисел с 1 по 9, например:

8 декабря 2001 г.

При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр.

Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако, согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении [37].

Реквизит «Регистрационный номер документа»

Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от кон­кретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например:

при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел.

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черту [38].

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

На № 301/0715 от 21.04.2001

Реквизит «Место составления или издания документа»

В каждом документе должно быть указано место его составления или издания, т.е. название местности, территории, где был создан документ.

В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах может входить в реквизит «Наименование организации», например:

Московское научнопроизводственное объединение «Маяк»

Рязанский приборный завод

В других случаях место составления или издания специально указывают в документах с учетом административнотерриториального деления, например:

Москва

г. Подольск Московской обл.

пос. Строитель Мытищинского рна Московской обл.

Административнотерриториальное деление страны, т.е. наименование областей, краев, районов, необходимо учитывать в связи с возможным повторением наименований некоторых наемных пунктов в различных регионах, например:

  • г. Красногорск Московской обл.
  • г. Красногорск Челябинской обл.
  • г. Красногорск Сахалинской обл.
  • г. Красногорск Алтайского кр.

Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.

Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»

Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе такого документа в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф (например: секретно, конфиденциально и др.) в зависимости от того, государственная или коммерческая тайна содержится в данном документе [39].

Гриф ограничения доступа к документу обычно сопровождаемся указанием номера экземпляра документа, например:

Конфиденциально

экз. 1

Реквизит «Адресат»

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительной падеже, например:

Муниципальное

предприятие «Контакт»

Министерство образования РФ

Управление образовательных программ

Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Маяк».

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией [40].

АОЗТ «Стройдеталь»

Главному специалисту

А.С. Смирнову

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору завода

«Эталон»

И.Н. Иванову

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

Директорам

машиностроительных

заводов

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.

В сослав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи [41], например:

Директору предприятия

«Янтарь»

О.Н. Петрову

ул. Мира, д. 7,

г. Пермь, 413425

Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например:

А.Ю. Красовой

ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,

г. Химки Московской обл.,

148012

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке [42], например:

Генеральному директору

ЗАО «Контакт»

Д. И. Преображенскому 

Ректору

Московского университета

экономики и права

проф. Аникину С.А.

При адресовании служебных документов неизбежно встает «опрос о том, как обратиться к получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в Методических рекомендациях ВНИИДАД, первая форма обращения устарела, а вторая не является общепринятой, поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.3097, обращаясь к должностному лицу, указывают инициалы и фамилию [43].

Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движения документов в организацииполучателе при их обработке.

Реквизит «Гриф утверждения документа»

Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Принято ставить гриф утверждения на следующих управ­ленческих документах [44]:

  • Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
  • Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научноисследовательских, проектноконструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
  • Инструкции (правила) — (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
  • Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).
  • Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научноисследовательских работах и т.д.).
  • Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).
  • Планы (производственные; строительномонтажных, проектноизыскательских, научноисследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищнокоммунальному ремонту; работы коллегии, научнотехнического совета, ученого совета и т.д.).
  • Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).
  • Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.).
  • Расценки на производство работ.
  • Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).
  • Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия).
  • Структура и штатная численность.
  • Тарифные ставки.
  • Формы унифицированных документов.
  • Штатные расписания и изменения к ним.

Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, дополнительно удостоверяется печатью.

Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.

При утверждении документа должностным лицом гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

Дата в грифе утверждения проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и месяц, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Электроника»

Максимов К.П. Максимов

15 сентября 2001 г.

Документ может утверждаться посредством издания или составления другого документа. При утверждении документа по­становлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего доку­мента в творительном падеже, его даты, номера [45], например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом директора

ОАО «Маяк»

от 20.01.2001 № 4

УТВЕРЖДЕН

Протоколом собрания

акционеров КБ

«Стройинвест»

от 12.05.2001 № 2

В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки [46], например:

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего собрания

трудового коллектива,

протокол от 01.07.2001 № 1

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:

Реквизит «Резолюция»

Указания по исполнению полученного документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется, например:

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»).

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листковрезолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

2.3 Реквизиты содержательной части документа

Реквизит «Заголовок к тексту»

Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа, например: приказ о реорганизации структуры предприятия, протокол собрания акционеров, должностная инструкция секретаряреферента, положение о канцелярии, правила внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа.

Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5 [47],

Реквизит «Отметка о контроле»

Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».

Реквизит «Текст документа»

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно со­четание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмопредложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

  • краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
  • объективность и достоверность информации;
  • составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
  • структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;
  • широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками [48]:

  • нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
  • точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
  • краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.;
  • употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период..., направляем на рассмотрение и утверждение..., проверкой установлено, что... );
  • ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
  • использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);
  • безличный характер изложения текста;
  • употребление специальных терминов;
  • использование сокращенных слов;
  • использование универсальных слов с неопределенным значением;
  • исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
  • исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Реквизит «Отметка о наличии приложения»

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт сдачиприемки выполненных

хоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз.

2. Перечень объектов для внедрения

системы на 5 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.

2. Перечень на 5 л. в 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

Опись

приложений к письму от ___________ № ___________

Наименование

документа

Количество листов

Количество

экземпляров

1.

2.

3.

....

 

Секретарь Личная подпись И.О. Фамилия

 

Дата

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: письмо ЗАО «Стройдеталь»

от 18.04.2001 № 138/0712

и приложение к нему, всего на 3 л.

Документыприложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документаприложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение № 1

к письму ЗАО «Маяк»

от 08.04.2001 № 87/0312

или

Приложение № 3

к приказу директора

ЗАО «Маяк»

от 12.05.2001 № 17

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки [49], например:

Приложение № 1

к приказу директора завода

от 30.11.2001 № 71

2.4 Реквизиты оформляющей части документа

Реквизит «Подпись»

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

или

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности [50]. При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ, например:

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки [51], например:

Реквизит «Гриф согласования документа»

Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля это процедура, сопровождающая подготовку почти каждого организационнораспорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа — одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.

Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, как правило, индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Однако при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов, целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов и разновидностей. Эта информация в дальнейшем должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников, в раздел «Должностные обязанности».

Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).

Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего оформляется гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

13.07.2001 [52]

При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа.

Распространенной ошибкой в практике работы многих организаций является неверное оформление процедуры согласования документа с профсоюзным органом, когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома. Оформленный таким образом гриф согласования подтверждает факт согласования документа лично с председателем профкома, а не с самим профкомом, как коллегиальным органом. Таким образом, при согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в име­нительном падеже, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 10.01.2001 № 3

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Госстандарта РФ

от 06.01.2001 № 7/0509

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности [53]

  • с организациями, интересы которых затрагивает документ
  • с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;
  • с общественными организациями (при необходимости);
  • с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.
  • с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Реквизит «Визы согласования документа»

Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов.

Виза включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

Юрисконсульт

Смелов К. И. Смелов

03.08.2001

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например:

Гл. бухгалтер

Не согласен

Павлов Н.Д. Павлов

17.07.2001

Для документа, подлинник которого остается в организации, низы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения [53].

Внутреннее согласование документа целесообразно прово­дить в следующей последовательности [54]:

  • составитель документа;
  • руководитель структурного подразделения, где составлен документ;
  • заинтересованные должностные лица других подразделений организации;
  • общественные организации (при необходимости);
  • руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
  • заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
  • руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:

Визы ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись»,

Реквизит «Печать»

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. Принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов [55]:

  • Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).
  • Архивные справки.
  • Архивные копии.
  • Доверенности (на получение товарноматериальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).
  • Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научнотехническом сотрудничестве, аренде помещений о производстве работ и т.д.).
  • Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).
  • Заключения и отзывы. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
  • Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода.
  • Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансовохозяйственных операций.
  • Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).
  • Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
  • Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение инвалюты со счетов; перевод валюты, на импорт и т.д.).
  • Положения об организациях.
  • Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).
  • Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).
  • Соглашения.
  • Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
  • Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
  • Титульные списки.
  • Удостоверения.
  • Уставы организаций.
  • Штатные расписания.

Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати.

ГОСТ Р 6.3097 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати па документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.3097 отмечено, что оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ [56], например:

Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати» (например: бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.).

Реквизит «Отметка о заверении копии»

Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

ГОСТ Р 6.3097 допускает заверение копий документов печатью, определяемой по усмотрению организации.

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию удостоверяют печатью.

Реквизит «Отметка об исполнителе»

Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный в дальнейшем руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения с партнером ответных действий и т.п.

Отметка об исполнителе включает фамилию составителя документа (или фамилию, имя и отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.», например:

Иванов 1237889

или

Емельянов Петр Васильевич 1452234

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена сведениями о сотруднике, оформлявшем документ на пишущей машинке или компьютере (о секретаре, машинистке, операторе ЭВМ и т.п.). В эти сведения включают: начальные буквы имени и фамилии сотрудника, количество изготовленных экземпляров документа, дату распечатки документа, например:

Авдеева Ольга Петровна

1531245

НК 3 17.07.2001

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа — ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ, например:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»

Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации — получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса:

При отсутствии такого штампа от руки пишутся регистрационный номер и дата поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Реквизит «Идентификатор электронной копии документа»

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каж дой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации [57].

На внутренних и исходящих документах эта отметка про­ставляется в момент подготовки документа на компьютере, на входящих документах отметку проставляет секретарь, вносящий сведения о документах в компьютер.

2.5 Требования к бланкам документов

Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.

Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере [58].

ГОСТ Р 6.3097 устанавливает три вида служебных бланков для организационнораспорядительных документов:

  • общий бланк;
  • бланк письма;
  • бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому могут добавляться: герб, эмблема, наименование вышестоящей организации, например: ,

Рис. 1. Общий бланк организации

Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка письма связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.

Бланк письма включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). В бланке письма обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации. Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположение, например:

Рис. 2. Бланк письма с угловым расположением реквизитов

 

Рис. 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов

Если правом подписи документов обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных подразделений, а также отдельные должностные лица, то организация может иметь бланки писем структурных подразделений и должностных лиц, например:

Рис.4.Бланк письма структурного подразделения организации

Рис. 5. Бланк письма должностного лица

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа. В бланке данного типа обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа. Бланк конкретного вида документа может содержать изображение герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), например:

Рис. 6. Бланк конкретного вида документа

Организации субъектов Российской Федерации, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций являются двуязычными. На двух языках, русском и национальном, печатают реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа.

При изготовлении служебных бланков используют два основных стандартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков форматов A3 (420 х 297 мм) и А6 (148 х 105 мм). На бланках формата А6 оформляют резолюции (поручения).

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм [59]: левое и нижнее 20; правое 10; верхнее — 15.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.

Особый порядок работы установлен ГОСТ Р 6.3097 при использовании в организации гербовых бланков, подлежащих уче­ту. Эти бланки должны быть пронумерованы типографским способом или нумератором. Каждый вид гербовых бланков учитывается отдельно в регистрационной форме (в журнале или на карточке) с использованием следующих реквизитов [60]:

при поступлении бланков:

  • наименование вида гербового бланка;
  • дата поступления;
  • номер сопроводительного документа;
  • наименование организации поставщика гербовых бланков;
  • количество экземпляров;
  • серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

  • наименование вида гербового бланка;
  • количество экземпляров;
  • серия и номера гербовых бланков;
  • наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;
  • расписка в получении;
  • примечание (отметка об уничтожении и т.д.). Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформляется актом с отметкой в регистрационной форме.

2.6 Правила оформления документов при использовании технических средств

Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала. По ГОСТ 6.10.587 межстрочный интервал составляет 4,25 мм, а шаг письма, т.е. размер печатного знака — 2,6 мм.

Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля (т.е. с «красной строки»).

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,52 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

1.5

Директор предприятия

1

«Контакт»

2

А.Н. Иванов

Реквизиты документа отделяют друг от друга 24 межстрочными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют 8 стандартных положений печатающего устройства:

  • от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;
  • после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
  • после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
  • после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
  • после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;
  • после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;
  • после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;
  • после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего устройства.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа [61].

Описанные правила следует применять при использовании для оформления документов печатающих устройств средств ПЭВМ и пишущих машинок.

[1] См.: ГОСТ Р 5114198 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: Издво стандартов, 1998, с. 1.

[2]Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. — М.: Государственная архивная служба России, 1993.

[3]Основы законодательства..., с. 6.

[4]Положение об Архивном фонде РФ, с. 10.

[5]Положение об Архивном фонде РФ, с. 10.—11.

[6]Там же, с. 11.

[7]См.: Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011—93. — М.: Издво стандартов, 1995.

[8]Под формуляром документа понимается его модель, т.о. набор присущих ему реквизитов и схема их расположения на бумажном носителе информации.

[9]ГОСТ Р 6.30—97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов». — М.: Издво стандартов, 1997.

[10]См.: ГОСТ Р 6.3097, с. 1.

[11]Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.3097. М.: «Научная книга», 1998.

[12]Там же, с. 6.

[13] Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 1998.

[14]Унификация текстов управленческих документов..., с. 3.

[15] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: М.: Главархив СССР, 1991.

[16]Там же, с. 4.

[17] Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Сборник плакатов и учебные формы основных организационнораспорядительных документов. — М.: ВНИИДАД, 1991.

[18] Там же, с. 2.

[19]Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М., 1993.

[20]См.: ГСД0У. Основные положения..., с. 2537.

[21]Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М.: Росархив, ВНИИДАД, 1992.

[22]Основные правила работы ведомственных архивов. М.: Главархив СССР, 1986.

[23]Там же, с. 107115.

[24]ГОСТ 1791472 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. М.: Издво стандартов, 1984.

[25] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М.: Росархив , 2000.

[26] Архив фирмы (негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. М.: Мосгорахив, 1997.

[27]Угловое (в левом верхнем углу листа бумаги) и продольное (вдоль верхней стороны листа бумаги) расположение реквизитов документов на бумажном носи­теле представлены на схемах 1 и 2.

[28] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.3097, с. 1.

[29] ГОСТ Р 6.3097, с. 11.

[30]ГОСТ Р 6.3097, с. 12.

[31]Правила оформления реквизитов ОРД изложены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30—97, Изменения № 1 к ГОСТ Р 6.30—97 и Методически: рекомендаций по оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30—97.

[32]См.: Федеральный закон «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 23.09.92 № 35201.

[33]См.: Оформление документов..., с. 10.

[34]См.: Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 01193. М.: Издво стандартов, 1995.

[35]Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М.: Росархив, ВНИИДАД, 1992.

[36] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.3097, с.1.

[37] См.: Оформление документов..., с. 12.

[38] Подробнее о регистрационных номерах документов см. раздел 4.2 настоящего издания.

[39]О государственной и коммерческой тайне см.: Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденный Указом Президента РФ от 30.11.95 № 1203, и Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 06.03.97 № 188.

[40] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.3097, с. 12.

[41]См.: с. 29 настоящего издания.

[42 См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.3097, с. 2.

[43]См.: Оформление документов..., с. 17.

[44]См.: Там же, с. 71.

[45] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.3097, с. 2.

[46] См.: Там же.

[47]Подробнее о бланках документов и форматах бумаги см. п. 2.2 настоящего издания.

[48] См.: Унификация текстов управленческих документов, с. 10—16.

[49] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30—97, с. 3.

[51] См.: ГОСТ Р 6.3097

[52] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.3097, с. 3.\

[53Дата в грифе согласования оформляется аналогично дате в грифе утверждения.

[54] См.: ГСДОУ, с. 8.

[55]См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.3097, с. 4.

[56]См.: ГСДОУ, с. 78.

[57]См.: Оформление документов..., с. 72.

[58] См.: Оформление документов..., с. 25.

[59]См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.3097, с. 4.

[60] См.: Оформление документов..., с. 40.

[61] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.3097, с. 4.

[62] ГОСТР 6.3097, с. 9.

[63]См.: Оформление документов..., с. 46

СодержаниеДальше

наверх страницынаверх страницы на верх страницы









Заказать работу

© Библиотека учебной и научной литературы, 2012-2016 Рейтинг@Mail.ru Яндекс цитирования